Правила рассмотрения инициатив

[babarikin]

Правила рассмотрения инициатив сотрудников ГК «Премия»

1. Порядок рассмотрения инициатив

1.1. Под инициативой понимается предложение сотрудника по вопросу внедрения, изменения или совершенствования технологий, процессов или бизнесов, представляющее пользу для ГК «Премия».
1.2. Руководители при рассмотрении инициативы используют стиль общения, стимулирующий проявление в сотрудниках качества инициативности, подчеркивая важность для компании каждой инициативы. Даже если инициатива не выглядит интересной или целесообразной, руководителю необходимо тактично и подробно объяснить причины, по которым эта инициатива на данном этапе не интересна компании.
1.3. Все инициативы в зависимости от способа реализации подразделяются на проектные (реализуемые с использованием технологий управления проектами на основании Регламента управления проектами) и непроектные (реализуемые в соответствии с процедурами, установленными в настоящих Правилах).
1.4. Все инициативы, вне зависимости от возможного способа реализации, направляются Директору по проектам, который координирует выполнение всех предусмотренных процедур.
1.5. Инициативы заявляются в свободной форме, Компания не предъявляет каких-либо жестких требований к оформлению инициатив. Как правило, в инициативе раскрывается существующая проблема (при ее наличии) и указывается польза, которую компания получит в случае внедрения инициативы.
1.6. По мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал, Директор по проектам организует проведение Комиссии по развитию для рассмотрения поступивших инициатив.
1.7. Комиссия по развитию является постоянно действующей рабочей группой по рассмотрению инициатив, Комиссия по развитию не является органом управления компании, решения Комиссии носят рекомендательный характер.
1.8. В состав Комиссии по развитию входят: Генеральный директор, Директор по проектам, Ректор Корпоративного университета, Руководитель службы персонала и один из членов Совета директоров. Комиссия является правомочной, если на ней присутствуют хотя бы 3 члена, включая Генерального директора и Директора по проектам. В случае равенства голосов принимается решение за которое голосовал Генеральный директор.
1.9. Комиссия по развитию по каждой инициативе принимает одно из следующих решений:
a. Одобрить к реализации в форме проекта;
b. Одобрить к реализации в непроектной форме;
c. Рекомендовать отказаться от реализации или приостановить рассмотрение инициативы для выполнения каких-либо дополнительных процедур или действий.
1.10. В случае одобрения инициативы к реализации в форме проекта заявленное в инициативе предложение передается в работу Директору по проектам для запуска процедуры оформления проекта в соответствии с Регламентом управления проектами.
1.11. В случае одобрения инициативы к реализации в непроектной форме инициатива передается по области ответственности одному из руководителей структурных подразделений компании (далее – «Руководитель, ответственный за внедрение») для внедрения под контролем Директора по проектам в соответствии с настоящими Правилами.

2. Обеспечение публичности и открытости
информации об инициативах

2.1. Директор по проектам уведомляет инициаторов о результатах рассмотрения их инициатив Комиссией по развитию. Протоколы Комиссии по развитию направляются для сведения всем руководителям, участвующих в еженедельных оперативных совещаниях, проводимых Генеральным директором.
2.2. Для обеспечения публичности и открытости рассмотрения инициатив Директор по проектам публикует в открытом доступе Реестр инициатив. Кроме того, в задачах MS Outlook ведутся папки общего доступа «Проекты» и «Инициативы».
3. Процедура внедрения непроектных инициатив
3.1. Директор по проектам, на основании решения Комиссии по развитию, по каждой одобренной непроектной инициативе организует проведение рабочей встречи с участием Руководителя, ответственного за внедрение, и инициатора. К этой встрече руководитель, ответственный за внедрение, совместно с инициатором, готовят план внедрения инициативы. На встрече обсуждается форма работы по внедрению инициативы, определяется срок внедрения, составляется календарный план внедрения, рассматриваются вопросы возможной системы мотивации инициатора и лиц, ответственных за внедрение.
3.2. Если в течение 2 недель с момента проведения рабочей встречи инициатор или руководитель, ответственный за внедрение инициативы, не представили план внедрения, инициатива снимается с рассмотрения.
3.3. В случае если Руководитель, ответственный за внедрение, считает внедрение инициативы нецелесообразным, он отправляет Директору по проектам свое решение с подробным обоснованием. В этом случае Директор по проектам направляет инициативу и обоснование Руководителя в Комиссию по развитию на новое рассмотрение.
3.4. Директор по проектам после согласования условий и срока внедрения инициативы создает в папке «Инициативы» MS Outlook задачу, прикрепляет к ней согласованные условия и назначает ее исполнение руководителю, ответственному за внедрение.
3.5. Внедрение непроектных инициатив осуществляется в пределах установленных сроков в соответствии с согласованным календарным планом.
3.6. Директор по проектам осуществляет контроль за ведением работ по внедрению инициатив. Руководители представляют по запросу Директора по проектам любую информацию, связанную с внедрением инициатив.
3.7. Срок внедрения инициативы, при наличии достаточных оснований, может быть продлен руководителем, ответственным за внедрение, по согласованию с Директором по проектам с учетом мнения инициатора.
3.8. После наступления срока, предусмотренного на внедрение инициативы, Руководитель в течение 3 дней направляет Директору по проектам отчет. В отчете указываются выполненные действия, полученная для компании польза, достигнутые результаты и предложения о мотивации инициатора и лиц, участвующих во внедрении.
3.9. Директор по проектам, направляет отчет о результатах внедрения инициативы на рассмотрение Генерального директора.
4. Мотивация инициаторов и лиц, участвующих
во внедрении непроектных инициатив

4.1. Во взаимоотношениях инициатора и компании по вопросам мотивации не применим принцип «сделки», в данном случае используется принцип взаимной лояльности (сотрудник заявляет полезную инициативу, проявляя свою лояльность к компании, а компания помогает инициативу реализовать и использует при этом меры поощрения, проявляя свою лояльность к инициативному сотруднику).
4.2. Инициативы, выгоду (пользу) от внедрения которых можно оценить в денежном выражении, предусматривают меры материального поощрения, зависящие от полученных результатов. Инициативы, полезность которых сложно оценить в денежном выражении, могут предусматривать как материальное, так и нематериальное поощрение.
4.3. Поощрение инициатора производится после внедрения инициативы.
4.4. Рассмотрение вопроса мотивации инициатора и лиц, участвующих во внедрении непроектной инициативы, производится Генеральным директором на основании отчета о результатах внедрения инициативы, в котором содержится предложение Руководителя, ответственного за внедрение, о мотивации инициатора и участвующих во внедрении лиц.
4.5. Генеральный директор рассматривает отчет и принимает решение о мотивации инициатора и лиц, участвующих во внедрении инициативы. О принятом решении Директор по проектам сообщает инициатору и соответствующему Руководителю.
4.6. Материальное поощрение выплачивается по распоряжению Генерального директора из Фонда развития.
4.7. Информацию об инициаторах каждой успешно реализованной инициативы Директор по проектам передает в Службу управления персоналом. Данная информация используется Службой управления персоналом, как дополнительное основание для организации должностного роста данного сотрудника в компании.
4.8. О каждом факте поощрения инициаторов уведомляются все сотрудники ГК «Премия». Директор по проектам на еженедельных оперативных совещаниях информирует руководителей о ходе рассмотрения инициатив. Руководители информируют своих подчинённых об успешных инициативах других сотрудников, объясняя полезность проявления инициативности.